■個人情報保護方針
制定日 2021年9月1日
当社は、社会貢献を企業理念として、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。
- 当社は人材派遣、支援等に関する事業、並びに従業者の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、適切な取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
- 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
- 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレット等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
株式会社トップクラウド 代表取締役社長 高橋 俊行
以上
【個人情報に関する苦情・相談窓口、個人情報保護方針の問い合わせ先】 〒141-0031 東京都品川区西五反田8-8-16 高砂ビル 503A 株式会社トップクラウド 個人情報保護管理者 管理部 メールアドレス：info@topcloud-japan.com ※特定電子メールはご遠慮ください TEL：03-6770-3129 （受付時間 10:00～17:00）
■個人情報の取り扱いについて
「個人情報の保護に関する法律」に基づく公示事項
当社は「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます）に基づき、以下の事項を公表いたします。
1. 事業者の名称
〒141-0031 東京都品川区西五反田8-8-16 高砂ビル503A
株式会社トップクラウド 代表取締役社長 高橋 俊行
2. 個人情報保護管理者の役職、氏名および連絡先
代表取締役社長 高橋 俊行
連絡先 03 (6770) 3129
3．当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用します。
・当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
・当社が受託するお客様の個人情報は、受託業務における各種連絡、受託サービスの提供、当社サービスのご案内その他を実施するため
・当社への応募者情報は、採用業務のため
・当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
・協力会社、協力個人事業主の要員情報は、業務連絡、報酬支払、スキル確認、ビザ取得、委託元に提供するため
また、お客様から直接書面による個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示いたします。
ただし、次の場合は除きます。
a)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する
おそれがある場合
b)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
c)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、
利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
d)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
当社は、業務を委託よりお預かりした個人情報については、当該業務を行うために利用するものとします。
4．個人情報の第三者提供
当社は、お客様からお預かりした個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
a)法令に基づく場合
b)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
c)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
d)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
また、次の場合は、個人情報の提供にあたりあらかじめお客様の同意を得るべき第三者に該当しないものとします。
e)利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
f)合併その他の事由による事業の継承に伴って個人データが提供される場合
g)個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して 利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、 本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき
5.個人情報等の委託について
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合があります。
6. 「開示等の求め」に応じる手続
当社は、保有する個人情報（1.項 個人情報の利用目的に記載のもの）のご本人様、または、その代理人様（法定代理人／委任に基づく代理人様）から利用目的の通知、個人情報の開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、開示等）を求められた場合は、以下の手続にて遅滞なく対応いたします。
(1) 開示等の求めの申請先
開示等の求めは、以下の担当窓口宛へ所定の申請書に必要書類を添付の上、ご郵送ください。
住所 〒141-0031 東京都品川区西五反田8-8-16 高砂ビル503A
担当窓口 株式会社トップクラウド 個人情報保護管理者 管理部
TEL：03-6770-3129 （受付時間 平日10：00～17：00）
(2) 開示等の申請方法
開示等の求めは、以下の担当窓口宛へ所定の申請書に必要書類を添付の上、ご郵送ください。
開示等の求めを行う場合は、①申請書をダウンロード(PDFファイル)し、所定の事項を全てご記入の上、②ご本人様の確認のための 書類を同封して担当窓口へご郵送ください。 開示等の求めは、代理人様による場合も受けさせて頂きます。代理人様による場合、代理人を証明する書類を同封の上、担当窓口へ ご郵送ください。 ご提出頂きました書類に不備がある場合は、ご返送させて頂く場合もありますので同封書類をよくご確認の上、ご郵送ください。
①申請書
個人情報の開示等申請書
個人情報の訂正等申請書
個人情報の利用停止等申請書
②ご本人様の確認のための書類
a) 法定代理人（親権者、未成年後見人、成年後見人）の場合
●本人の戸籍謄本、家事審判書写し、親権者の場合は扶養家族として本人の氏名が記載された健康保険の被保険者証のいずれかの写し1部
●法定代理人が本人であることを証する書類（法定代理人の運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証等の公的証明書のいずれかの写し1部）
b) 任意理人の場合
委任状（当社所定の各申請書の委任状欄に必要事項を記載していただきます）
③委任状 委任状
7．対応の検討
所定の用紙により受け付け、本人確認、代理人確認ができたときは、当社内で検討します。
なお、以下の場合は開示等の求めに応じられない場合があります
・本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
・違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
・国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
・犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反することとなる場合
・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
8.検討結果連絡
当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
・個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し
・個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール
書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所とします。
・本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
・本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任を持って廃棄いたします。
9.安全管理措置のために講じている措置について
当社は関係する法令及びガイドラインを遵守し、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人情報の安全管理のため、必要かつ適切な措置（以下、「安全管理措置」といいます）を以下の通り講じてまいります。
(1)基本方針の策定
当社は個人情報の適正な取扱いを確保するため、基本方針を策定しています。
(2)個人情報の取扱いに係る規律の整備
当社は個人情報の取扱い方法、責任者・担当者及びその任務等について定める社内規定を策定しています。
(3)組織的安全管理措置
当社は各部門に個人情報の取扱いに関する責任者として「情報セキュリティ責任者」を設置し、安全管理措置に関する社内規程を従業員に遵守させ、従業員が法や社内規定に違反している事実又は兆候を把握した場合は責任者へ報告・連絡する体制を整備しています。
(4)人的安全管理措置
当社は従業員に対し個人情報の適正な取扱いに関する教育・研修を実施しています。
(5)物理的安全管理措置
当社は個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理を行うとともに、個人情報を含む機器等は施錠保管しています。
また、個人情報及び個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策等を実施しています。
.保有個人データに関する苦情の申し出先 保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。 〒141-0031 東京都品川区西五反田8-8-16 高砂ビル 503A 株式会社トップクラウド 個人情報保護管理者 管理部 メールアドレス：info@topcloud-japan.com ※特定電子メールはご遠慮ください TEL：03-6770-3129 （受付時間 10:00～17:00）
